Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.
La complejidad de la organización de un evento de estas características, depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades que acudan al mismo, lugar donde se celebra, importancia del evento (si es una final por ejemplo), si el evento se va a retransmitir por televisión, etc.
Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el que se contempla, además de las lógicas precedencias, un completo plan de trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad (tanto de personalidades como del público que asiste al evento), control policial, planes de emergencia (protección civil y asistencia sanitaria), etc.
Al mismo tiempo hay que saber destacar, y así lo requieren los patrocinadores, la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material publicitario en los lugares más destacados y visibles, tanto para los espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el acontecimiento desde sus casas.
Por todo ello el equipo de trabajo que se encarga del Protocolo y la organización deberá tener en cuenta todos estos factores, así como tener capacidad de reacción para controlar cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir a lo largo del evento.
Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo podemos enumerar:
1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.
2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: VIP, prensa, etc.
3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias posibles (entrega de premios/medallas, recepción de participantes, etc.).
4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.
5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossiers para la prensa y otros medios, etc.
6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.
7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, podiums/tarimas, premios (trofeos, medallas, etc)., regalos promocionales, etc.
8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.
Al tratarse de actos de índole privada, en la mayor parte de los casos, no hay un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque la mayoría de ellos comparten un fondo común. Cada comité organizador puede establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en las mismas, y tratando de aplicar normas del Protocolo oficial en el caso de asistencia de autoridades y personalidades pública.
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