EJEMPLO DE CONVOCATORIA

QUE ES Y QUE LLEVA UNA CONVOCATORIA DE UN DEPORTIVO

La escuela .........( el nombre)

turno ........

CONVOCA a todos sus alumnos a participar en el (por ejemplo) PRIMER TORNEO DE VOLEIBOL, que se llevará acabo el dia --- del mes de .... del año en curso en los patios de la escuela.

El PRIMER LUGAR obtendrá .....
El SEGUNDO LUGAR ......
y El TERCER LUGAR .......

Las BASES para participar son las siguientes:

1.- aquí ennumera y especifica si es por grados,
2. si los equipos son mixtos hombres y mujeres o de un solo sexo
3.- si va a ser por edad. etc

finalmente, menciona que requisitos necesitan y si van a pagar alguna cuota de recuperación y quiénes van a ser los jueces.

por último quien firma la convocatoria podría ser el maestro de educación fisica

Memoria del evento

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el "momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:

- INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.

- DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.

- LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC

- AGRADECIMIENTOS

- JUSTIFICACIONES

CONCOCATORIA

Primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv, internet, etc… en la que vas a invitar a participar a equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociación o grupo de jueces también debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) Además de mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. y señalaras que habrá junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.

COMPONENTES DE LA PLANEACION DE UN EVENTO DEPORTIVO

Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.

La complejidad de la organización de un evento de estas características, depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades que acudan al mismo, lugar donde se celebra, importancia del evento (si es una final por ejemplo), si el evento se va a retransmitir por televisión, etc.

Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el que se contempla, además de las lógicas precedencias, un completo plan de trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad (tanto de personalidades como del público que asiste al evento), control policial, planes de emergencia (protección civil y asistencia sanitaria), etc.

Al mismo tiempo hay que saber destacar, y así lo requieren los patrocinadores, la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material publicitario en los lugares más destacados y visibles, tanto para los espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el acontecimiento desde sus casas.

Por todo ello el equipo de trabajo que se encarga del Protocolo y la organización deberá tener en cuenta todos estos factores, así como tener capacidad de reacción para controlar cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir a lo largo del evento.

Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo podemos enumerar:

1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.

2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: VIP, prensa, etc.

3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias posibles (entrega de premios/medallas, recepción de participantes, etc.).

4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.

5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossiers para la prensa y otros medios, etc.

6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.

7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, podiums/tarimas, premios (trofeos, medallas, etc)., regalos promocionales, etc.

8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.

Al tratarse de actos de índole privada, en la mayor parte de los casos, no hay un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque la mayoría de ellos comparten un fondo común. Cada comité organizador puede establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en las mismas, y tratando de aplicar normas del Protocolo oficial en el caso de asistencia de autoridades y personalidades pública.  

COMO SE LLEVA A CABO UN VENTO DEPORTIVO

 Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:  

-¿Qué es lo que quiero organizar?

-¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención?

-¿Cómo es?

-¿Cuándo es?

-¿Cuánto nos va a costar?

Asï como tener en mente los siguientes puntos:

-Ordenar recursos humanos y recursos materiales.
-Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y actividades.
-Establecer nivel de descentralización, coordinación y comunicación.
-Para conseguir mediante la planificación: calidad, eficacia y eficiencia.
Deberán de considerarse entre otros puntos:

> Planeación y organización
> Presupuesto
> Organigrama
> Necesidades de material y equipo
> Jueces
> Comité de honor y justicia
> Adecuación de infraestructura
> Convocatoria
> Sistema de competencia
> Ceremonia de apertura
> Desarrollo
> Premiación
> Ceremonia de clausura
> Memoria del evento